Tối ưu quy trình vận hành doanh nghiệp từ xây dựng văn phòng số

Sự kiện bàn tròn doanh nghiệp tổ chức bởi UBot thuộc akaBot, FPT Software và GapoWork đã diễn ra thành công tại khách sạn Hotel du Parc với sự tham gia giới hạn của 30 CxO (Quản lý, CEO) các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong các lĩnh vực bán lẻ, bất động sản, tài chính...

Tham gia tại sự kiện là các diễn giả với bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyển đổi số như anh Đỗ Thành Công - Giám đốc sản phẩm UBot và diễn giả Bạch Dương - Giám đốc phát triển GapoWork. Các diễn giả đã có những chia sẻ về xu hướng chuyển đổi sang văn phòng số , sử dụng môi trường làm việc số như một chiến lược để thực hiện các mục tiêu như tiết kiệm thời gian làm việc, đơn giản hoá quy trình, tiết kiệm chi phí vận hành, nâng cao hiệu suất và tạo nên lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trong dài hạn.

"Văn phòng số là việc số hóa các công cụ và phương thức làm việc ở một văn phòng truyền thống. Thực tế, khi triển khai số hóa gồm hai phần dữ liệu và quy trình. Trong đó, số hóa dữ liệu là chuyển hóa các tài nguyên ở dạng vật lý sang dạng dữ liệu số còn số hóa quy trình là việc áp dụng các công nghệ để xử lý các dữ liệu đã được chuyển đổi số, tối giản các quy trình cũng như thay đổi phương thức làm việc trong tổ chức"

Anh Đỗ Thành Công - Giám đốc sản phẩm UBot thuộc hệ sinh thái akaBot (FPT Software) chia sẻ tại sự kiện

Tất cả các diễn giả và khách mời đều đồng ý rằng, số hóa là cần thiết đối với sự phát triển của mỗi doanh nghiệp và mang lại lợi ích trên nhiều mặt. Trong đó, văn phòng số thúc đẩy những cách làm việc mới và hiệu quả hơn, cải thiện trải nghiệm nhân viên, tăng tính thích ứng linh hoạt, khai thác các công nghệ lấy người dùng làm trung tâm từ đó giúp tăng năng suất, rút ngắn thời gian và đồng bộ chất lượng công việc. Bên cạnh đó, trong dài hạn, văn phòng số cùng với chuyển đổi số sẽ mang lại cho doanh nghiệp nhiều cơ hội và gia tăng sức mạnh cạnh tranh trên thị trường.

Trả lời câu hỏi về cách thiết lập văn phòng số đặc biệt cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, anh Thành Công cũng chia sẻ về hai cách thức triển khai văn phòng số, chuyển đổi số theo chiều ngang và chiều dọc. Trong đó, triển khai theo chiều ngang sẽ trải dài trên các bộ phận, lựa chọn trong mỗi bộ phận những quy trình và nghiệp vụ có thể số hóa và thực hiện. Ngược lại, chuyển đổi số triển khai theo chiều dọc sẽ không trải dài toàn doanh nghiệp và chỉ tập trung vào lựa chọn bộ phận khả thi nhất và tập trung vào số hóa tối đa quy trình nghiệp vụ trong bộ phận đó. Hai phương pháp đều mang lại những hiệu quả riêng, tuy nhiên không thể phủ nhận với chuyển đổi số theo chiều dọc, doanh nghiệp sẽ có thể tiến hành chuyển đổi số trong thời gian ngắn nhất và thu nhận được kết quả ngay, từ đó duy trì động lực trong hành trình số hóa.

Các diễn giả và khách mời cùng chia sẻ và thảo luận bàn tròn tại sự kiện

Với cấu trúc 2 phiên độc đáo, tại sự kiện, các quản lý và CEO không chỉ thu thập được kiến thức chuyên môn từ các chuyên gia về văn phòng số, chuyển đổi số mà còn có cơ hội giao tiếp, làm việc nhóm với các CxO đến từ những công ty cùng quy mô để học hỏi, chia sẻ kinh nghiệm và xây dựng kế hoạch chuyển đổi số cho chính doanh nghiệp họ đang điều hành. Bên cạnh đó, nhiều khó khăn, thắc mắc của các lãnh đạo doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số, triển khai văn phòng số đã được các chuyên gia nhiệt tình giải đáp và đưa ra nhiều đề xuất chuyển đổi trong tương lai.

UBot đang phát triển các phần mềm robot ứng dụng quy trình tự động hóa RPA và đưa lên nền tảng cloud giúp người dùng có thể sử dụng đơn giản, nhanh chóng. Các robot phần mềm này sẽ giúp nhân viên thực hiện các thao tác thủ công một cách tự động, theo đúng quy trình. Ubot hiện cung cấp các giải pháp đa dạng cho doanh nghiệp trong đó có giải pháp UBot invoice hỗ trợ kế toán viên tự động xử lý hơn 1.000 hóa đơn đầu vào trong 15 phút, đã giúp nhiều doanh nghiệp tiết kiệm đến 80% chi phí vận hành doanh nghiệp, loại trừ 100% các sai sót thủ công, tăng 60% năng suất của doanh nghiệp.