Gần 2 tháng áp dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp vẫn "nơm nớp" vừa làm vừa sợ sai

Ngày 19/8, hội thảo "Hóa đơn & Chứng từ điện tử: Những quy định quan trọng mới có hiệu lực" được tổ chức nhằm tháo gỡ nhiều thắc mắc của doanh nghiệp liên quan đến các quy định mới về hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và Thông tư 78.

Buổi hội thảo có sự tham gia chia sẻ của các diễn giả dày dặn kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính - kế toán: ông Nguyễn Văn Được - Tổng giám đốc Công ty TNHH Kế Toán và Tư Vấn Thuế Trọng Tín, Ủy viên ban chấp hành Hội Tư vấn Thuế Việt Nam; bà Nguyễn Thị Hương - Giám đốc R&D sản phẩm UBot - akaBot, FPT Software và gần 1.000 khán giả là các kế toán, chủ doanh nghiệp theo dõi trực tuyến.

Những quy định cần lưu ý về hóa đơn và chứng từ điện tử theo Nghị định 123 và Thông tư 78

"Nghị định 123 tiếp cận theo hướng tổng hợp tất cả các quy định mà trước đây nằm ở nhiều văn bản khác nhau, về hoá đơn, chứng từ, biên lai... Điều này vừa mang đến sự thuận tiện, tuy nhiên cũng gây ra khó khăn khi một văn bản chứa quá nhiều thông tin, làm cho các doanh nghiệp khó tiếp cận"

Từ kinh nghiệm tiếp xúc và tư vấn thực tế cho nhiều doanh nghiệp, ông Nguyễn Văn Được đã tổng hợp những quy định mới về hóa đơn và chứng từ điện tử mà các doanh nghiệp dễ gặp sai sót như: nguyên tắc sử dụng, thời điểm lập hóa đơn, xử lý sự cố, xử lý sai sót, cách chuyển đổi, bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử. Chuyên gia cũng giúp giải đáp nhiều vấn đề liên quan mà các kế toán còn nhiều thắc mắc, chẳng hạn như việc nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế…

Từ quy định về hóa đơn điện tử đến yêu cầu những phương thức làm việc mới

Cùng trao đổi trong chương trình, cả hai diễn giả đều đồng ý rằng, quy định bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử đã thay đổi hoàn toàn phương thức làm việc của kế toán, từ việc tiếp nhận hóa đơn, xuất hóa đơn cho đến kiểm tra, lưu trữ…

Mặc dù các doanh nghiệp gặp khó khăn ở thời điểm áp dụng ban đầu, việc chuyển sang hóa đơn điện tử vẫn mang lại lợi thế dài hạn vượt trội hơn về chi phí và thời gian cho các doanh nghiệp.

Bà Hương nhấn mạnh: "Sử dụng hóa đơn điện tử mang đến cơ hội ứng dụng những công nghệ mới giúp phòng kế toán gia tăng hiệu suất vượt bậc" .

UBot đang phát triển các robot phần mềm ứng dụng công nghệ RPA, giúp kế toán thực hiện các thao tác thủ công một cách tự động, theo đúng quy trình, tiết kiệm thời gian, công sức với hiệu suất làm việc tốt hơn. Chẳng hạn như giải pháp xử lý hóa đơn tự động UBot Invoice, có thể xử lý hơn 1.000 hoá đơn đầu vào trong 15 phút, đã giúp nhiều doanh nghiệp tiết kiệm đến 80% chi phí vận hành, loại trừ 100% sai sót thủ công và đặc biệt, tăng 60% năng suất làm việc.

Daikin Việt Nam là một trong những khách hàng đồng hành cùng UBot Invoice từ những ngày đầu tiên. Với số lượng lớn 40.000 hóa đơn đầu vào mỗi năm, các nhân sự kế toán của Daikin Việt Nam luôn phải thực hiện xử lý, lưu trữ thủ công thông qua các thao tác copy - paste, đặt tên theo định dạng và liên tục kiểm soát để tránh trùng lặp. Trong quá trình xử lý thanh toán, kế toán viên phải kiểm tra các thông tin bao gồm tên, địa chỉ người mua, các mã số trên hóa đơn bằng mắt thường dẫn đến mất rất nhiều thời gian, công sức, dễ xảy ra sai sót và khiến kế toán căng thẳng vào mỗi cuối kỳ tài chính. Sau khi ứng dụng Ubot Invoice, thời gian xử lý hóa đơn giảm xuống còn 30 giây/1 hóa đơn, cụ thể giảm đến 75% thời gian, nhờ đó giúp Daikin Việt Nam tiết kiệm được 130 ngày làm việc/ năm.

Bà Nguyễn Thị Hương cũng cho biết, định hướng tương lai của UBot là bỏ thủ công, làm tự động, hứa hẹn sớm cho ra bộ giải pháp toàn diện dành riêng cho phòng tài chính - kế toán trong năm nay.