Doanh nghiệp sản xuất tiết kiệm đến 95% thời gian xử lý hóa đơn với UBot Invoice

Công ty TNHH Phân Bón Hàn - Việt được thành lập vào năm 2015 với trụ sở làm việc tại TP. Hồ Chí Minh. Sản phẩm phân bón NPK được tiêu thụ toàn quốc và xuất khẩu ra nước ngoài, trung bình mỗi năm công ty phải xử lý tới 6000 hóa đơn đầu vào. Các thao tác như lưu trữ file hóa đơn về ổ đĩa máy tính, tra cứu tính hợp lệ của hóa đơn, nhập liệu lên phần mềm kế toán và lưu trữ hóa đơn được kế toán xử lý thủ công hoàn toàn mà không có công cụ hỗ trợ, tiêu tốn cả thời gian và nhân sự của công ty. Với mỗi hóa đơn như vậy, một kế toán viên mất trung bình 15 phút để hoàn thành mọi thao tác. Nếu nhân lên với 6000 hóa đơn, con số sẽ khổng lồ vượt ngoài sức tưởng tượng.

Chị Đoàn Thị Đào - nhân viên kế toán tổng hợp tại công ty chia sẻ về khó khăn của bộ phận: "Với mỗi một hóa đơn, trung bình một kế toán mất khoảng 15 phút để hoàn thành toàn bộ thao tác. Xử lý hóa đơn thủ công tốn rất nhiều thời gian của kế toán, dẫn đến tồn đọng nhiều đầu việc khác quan trọng hơn. Bên cạnh đó, có nhiều trường hợp kế toán không kiểm tra được tính hợp lệ của hóa đơn điện tử do quên hoặc nhầm lẫn lúc tra cứu, mà hóa đơn không hợp lệ thì sẽ không thể thực hiện được việc thanh toán."

Nhận thấy việc xử lý hóa đơn ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu suất làm việc của bộ phận, Công ty TNHH Phân Bón Hàn - Việt quyết định tìm kiếm một giải pháp phù hợp, hỗ trợ một số tác vụ lặp đi lặp lại, mất thời gian của phòng kế toán. Sau khi tìm hiểu và cân nhắc giữa nhiều phần mềm, công ty lựa chọn giải pháp tự động hóa UBot thuộc hệ sinh thái akaBot, FPT Software đồng hành trong hành trình chuẩn hóa và tối ưu quy trình đối soát hóa đơn cho bộ phận Kế Toán

Sau một thời gian ứng dụng sản phẩm UBot vào nghiệp vụ xử lý hóa đơn, Bộ phận Kế toán tài chính đã gặt hái được một số kết quả nhất định như tiết kiệm đến 80% chi phí xử lý hóa đơn nhờ khả năng xử lý dữ liệu nhanh chóng cùng mức độ chính xác lên tới 95%. Với công nghệ lõi RPA tích hợp thêm các công nghệ tiến khác như AI, OCR, UBot có thể kiểm tra chính xác các thông tin cơ bản của hóa đơn bao gồm mã số thuế, địa chỉ, tên người mua hàng, chữ ký số của người bán… và tạo ra các báo cáo tổng hợp thông tin hóa đơn theo yêu cầu người dùng.

Trực tiếp sử dụng phần mềm UBot Invoice trong quá trình làm việc, chị Đào chia sẻ thêm: "Chúng tôi vô cùng hài lòng vì giờ đây phòng Kế Toán không còn bị mất quá nhiều thời gian vào việc lưu trữ, xử lý hóa đơn điện tử nữa mà có thời gian tập trung kiểm tra các vấn đề khác quan trọng hơn. Việc lưu trữ hóa đơn, chứng từ trực tuyến trên UBot cũng giúp kế toán có thể tìm kiếm nhanh chóng khi cần truy xuất một hóa đơn nào đó."

Trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp, Công ty TNHH Phân Bón Hàn - Việt tin rằng chuyển đổi số trước hết với phòng kế toán rất cần thiết và mang lại hiệu quả thiết thực. Việc ưu tiên và chú trọng đầu tư nhiều ứng dụng công nghệ tiên tiến, hiện đại như UBot, góp phần tối ưu hóa vận hành, nâng cao hiệu quả, hiệu suất làm việc cho bộ phận Kế toán nói riêng và toàn doanh nghiệp nói chung.

Phân Bón Hàn - Việt ứng dụng giải pháp UBot Invoice - tự động hóa xử lý hóa đơn vào bộ phận Kế toán của doanh nghiệp.

Tính đến thời điểm hiện tại, UBot vẫn đang tiếp tục phát triển các phần mềm hỗ trợ nghiệp vụ cho bộ máy vận hành của các doanh nghiệp với những thành tích ghi nhận được ấn tượng, tiết kiệm 80% thời gian và công sức đồng thời tăng độ chính xác của tác vụ lên 100%. Nhận được sự tin tưởng của hơn 2.000 khách hàng, trong hội thảo trực tuyến ""Thuế & Hóa đơn 2022: Gỡ rối cùng chuyên gia" gần đây, anh Đỗ Thành Công - Giám đốc sản phẩm UBot chia sẻ: "Các giải pháp công nghệ RPA có mức chi phí phù hợp với mọi doanh nghiệp, bao gồm cả doanh nghiệp SME, chỉ từ vài trăm nghìn đến vài triệu đồng mỗi tháng. Chúng tôi đã phát hành UBot Invoice - giải pháp tự động quét, trích xuất dữ liệu hóa đơn tự động, chỉ 30s để xử lý 1 hóa đơn; UBot ePayment - quy trình phê duyệt đề nghị thanh toán tự động. Trong tương lai, Ubot sẽ sớm cho ra mắt bộ giải pháp tự động hóa toàn diện cho phòng kế toán."

Ánh Dương